Por: Alexandra Haeussler
El lunes 16 enero del año dos mil veintitrés, el Ministerio de Trabajo y Previsión Social publicó en el Diario Oficial de Centro América el Acuerdo número 9-2023, por medio del cual la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social establece un nuevo Reglamento de Inscripción, que establece las normas y requisitos para llevar a cabo el registro de empleadores y empleados en el departamento correspondiente en el Régimen del Seguro Social.
A través del Acuerdo 9-2023 antes referido, el Ministerio de Trabajo y Previsión Social publicó el Acuerdo número 1529 de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), que consiste en un reglamento para la emisión de un Registro Único de Seguridad Social de patronos y trabajadores.
El objetivo del Acuerdo publicado consiste en la ampliación de cobertura en el cumplimiento del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social al Derecho Humano a la Seguridad Social, garantizando así la eficaz aplicación de la Ley Orgánica de dicho ente
Aspectos importantes de dicho acuerdo gubernativo
- Para alcanzar el efecto del registro único de empleados y empleadores, se utilizarán sistemas registrales electrónicos, pero se podrá requerir documentos e información física para anexarlos al expediente físico de rigor.
- Existirá un Folio Electrónico Personal por cada patrono inscrito, así como un folio electrónico personal para cada trabajador afiliado.
- Todo patrono está obligado a inscribirse e inscribir a sus colaboradores desde el momento que inicia la relación laboral.
- Se debe descontar de los salarios la cuota laboral, y reportar al IGSS la cuota patronal.
- Todo trabajador inscrito deberá disponer de un número de Registro Único de Seguridad Social, el cual corresponderá al Código Único de Identificación (CUI) de su persona.
- La inscripción debe realizarla el patrono vía electrónica o presencial en el Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, Cajas o Delegaciones Departamentales del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, y en caso el patrono haga caso omiso, dicho ente deberá hacer la inscripción de oficio.
Requisitos para la Obligatoriedad de la Inscripción.
- Personas individuales:
- Presentar copia digital o fotocopia simple del Documento Personal de Identificación (DPI) del propietario o copropietarios.
- Para los extranjeros, presentar copia digital o fotocopia simple del pasaporte;
- Presentar constancia ratificada del Registro Tributario Unificado (RTU)
- Presentar patente de comercio de empresa (para el caso de comerciantes); y mandato o carta poder en caso exista copropiedad de empresas.
- Personas jurídicas
Para personas jurídicas, entidades del Estado, Embajadas y Cuerpo Consular, deberá presentarse:
- Copia digital o fotocopia simple de documentación que acredite la representación legal.
- Copia digital o fotocopia simple de DPI del representante legal o pasaporte si es extranjero.
- Patente de comercio de sociedad y de empresa, cuando corresponda y número de inscripción en el Registro Mercantil.
- Constancia ratificada del RTU de la entidad.
- Para Embajadas: Pasaporte del embajador; constancia ratificada del RTU de la Embajada; documento del Ministerio de Relaciones Exteriores en el que conste que la embajada se encuentra acreditada ante el Gobierno de Guatemala.
Regulaciones especiales para determinar la calidad de patrono.
- Para el sector de la construcción: El reglamento establece que tendrá calidad de patrono el propietario de la construcción cuando no exista contrato de construcción. El contratista tendrá la calidad de patrono siempre que exista contrato escrito.
- Para el sector agrícola se define que la calidad de patrono del arrendatario de una explotación agrícola por el plazo del arrendamiento
Todas las inscripciones de patronos y trabajadores que a partir del martes 18 de enero de 2023 (inicio de la vigencia) estén formalmente incorporadas al Régimen de Seguridad Social, mantienen su condición legal. Los patronos deben registrarse dentro de los 30 días siguientes a la vigencia del acuerdo. Este acuerdo sustituye al número 1123 emitido por la Junta Directiva del IGSS y como consecuencia de dicha sustitución o derogatoria, desaparece la exención que gozaban los salarios pagados a representantes legales inscritos en el IGSS y que paralelamente fueran accionistas de sociedades mercantiles.