Por: Andrés López
Con cada nuevo año se reinicia la obligación de cumplir con la normativa legal y fiscal en el país en algunas fechas específicas, esto con el fin de estar en regla y cumplir con la regulación en lo que pueda aplicar a cada persona individual o jurídica, en calidad de patrono o trabajador y sujeto pasivo de impuestos.
A continuación, les enumeramos algunas de las obligaciones anuales societarias y del demás ordenamiento jurídico vigente:
a) Obligación de rendir cuentas: Según el artículo 55 del Código de Comercio, los administradores están obligados a dar cuenta a los socios, cuando menos anualmente, de la situación financiera y contable de la sociedad, incluyendo un informe de sus actividades, el balance general correspondiente y el estado de pérdidas y ganancias, así́ como un detalle de sus remuneraciones y otros beneficios de cualquier orden. La falta de cumplimiento de esta obligación será́ causa de su remoción, independientemente de las responsabilidades en que hubieren incurrido.
b) Obligación de celebrar asamblea ordinaria: Según el artículo 134 del Código de Comercio, la obligación de celebrar la asamblea ordinaria, dentro de los cuatro meses que sigan al cierre del ejercicio social. Para el efecto deberá ocuparse, además de los asuntos incluidos en la agenda, de los siguientes:
- 1o. Discutir, aprobar o improbar el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y el informe de la administración, y en su caso, del órgano de fiscalización, si lo hubiere, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
- 2o. Nombrar y remover a los administradores, al órgano de fiscalización, si lo hubiere, y determinar sus respectivos emolumentos.
- 3o. Conocer y resolver acerca del proyecto de distribución de utilidades que los administradores deben someter a su consideración. 4o. Conocer y resolver de los asuntos que concretamente le señale la escritura social.
c) Obligación de elaborar los balances generales del ejercicio social: el proyecto de distribución de utilidades (en caso de que hubiese), el informe de remuneraciones, la memoria de labores de los administradores, y la elaboración del informe del órgano de fiscalización en caso de que hubiere. Según el artículo 139 del Código de Comercio, todo accionista tiene derecho a pedir que la asamblea general ordinaria anual resuelva sobre la distribución de las utilidades, lo que apareja la obligación de contar con la siguiente documentación:
- El balance general del ejercicio social y su correspondiente estado de pérdidas y ganancias.
- El proyecto de distribución de utilidades.
- El informe detallado sobre las remuneraciones y otros beneficios de cualquier orden que hayan recibido los administradores.
- La memoria razonada de labores de los administradores sobre el estado de los negocios y actividades de la sociedad durante el periodo precedente.
- El libro de actas de las asambleas generales.
- Los libros que se refieren a la emisión y registros de acciones o de obligaciones.
- El informe del órgano de fiscalización, si lo hubiere.
- Cualquier otro documento o dato necesario para la debida comprensión e inteligencia de cualquier asunto incluido en la agenda.
Es importante hacer notar que cada entidad podrá pactar obligaciones anuales dentro de su propia escritura constitutiva, obligaciones que deberán ser cumplidas a cabalidad como las que ordena la ley.